Appel de candiatures pour les compétitions du circuit québécois

Ski de fond Québec appelle les candidatures pour la tenue du circuit Coupe Québec 2023-2024 et du Championnat NorAm Jeunesse 2024. Cinq (5) événements en Coupe Québec sont prévus de décembre 2023 à mars 2024, considérant la tenue des Jeux du Québec d’hiver 2024 en mars 2024 à Sherbrooke. Le club Défi T.M. a priorité sur les candidatures du Championnat Jeunesse NorAm. En cas de désistement de ce club, Ski de fond Québec souhaite avoir des candidatures en réserve pour être en mesure de livrer le championnat. Une date de reprise est prévue en cas de report.

Un calendrier préliminaire sera publié en avril 2023 et confirmé en mai 2023. Ski de fond Québec souhaite harmoniser son calendrier aux courses du calendrier national de compétitions de Nordiq Canada, de celui de Cross-Country Ski Ontario et de la New England Nordic Ski Association.

Demande d’accueil Coupe Québec et Championnat Jeunesse formulaire i saison 2023-2024 AVIS IMPORTANT : Assurez-vous que votre club soit en mesure de se conformer aux critères minimums d’accueil d’une Coupe Québec. Dans le cas contraire, veuillez présenter une solution alternative en annexe. La clientèle attendue a une Coupe Québec est d’au plus 500 personnes, si celle-ci n’est pas jumelée à un événement national.

La date limite pour présenter une proposition est fixée au dimanche 21 mai 2023.

Événement proposé :	Coupe Québec	Championnat Jeunesse

Identification

Nom du club-hôte

Adresse du club

Présidence du club

Courriel

Responsable

Niveau d’officiel.le

Adresse

Courriel

Historique d’organisation du club

Énumérer les dernières compétitions d’importance réalisées par le club :

Événement 1

Événement 2

Événement 3

Événement 4

Événement 5

Site proposé et parcours

Nom du site :

Adresse du site :

Dates préférées ou proposées pour ce site :

2e site en cas de report :

Adresse du site de report :

Dates préférées ou proposées pour ce site :

Compétitions proposées :

Longueur des parcours possibles (fournir les cartes et les données de dénivellation) :

Critères d’une Coupe Québec

Tous les critères suivants doivent être satisfaits pour la tenue d’une Coupe Québec. Veuillez cocher ce qui s’applique au site proposé. Si votre organisme ne répond pas à tous les critères, veuillez fournir une solution alternative dans un document annexé à cette offre.

Aménagements physiques

Hébergement pour 350 personnes

Services hospitaliers complets à courte distance de route

Restaurants abordables offrant des menus variés

Chalet avec salle commune pour au moins 250 personnes et salles pour se changer

Toilettes (dans le chalet ou mobile)

Réseau Wi-Fi fonctionnel à haute vitesse dans les zones des départs et des arrivées et partout au stade de compétition

Eau potable (courante ou en bouteille)

Service alimentaire

Salles de fartage (pour un minimum de 50 farteurs) éclairées, aérées et alimentées en électricité (min. 200 ampères) pour plusieurs fers de fartage, fusils à air chaud et perceuses

Salle indépendante de premiers soins

Stationnement pour des véhicules de différentes dimensions

Deux espaces de stationnement dédiés et réservés les plus près du stade pour le personnel de Ski de fond Québec

Cabine chauffée et alimentée en électricité pour le chronométrage

Tableaux d’affichage

Salle pour la réunion des entraîneurs (pour une trentaine de personnes)

Salle indépendante de compilation des résultats

Salle de rangement du matériel

Salle de rencontre pour les bénévoles et les officiels

Un emplacement réservé dans le stade et bien en vue pour la tente promotionnelle de Ski de fond Québec

Équipements

Une série de 500 dossards numérotés en lycra

Système de chronométrage électronique avec portillon de départ et cellule photoélectrique

Quel système utiliserez-vous?

Un ordinateur portable pour le système électronique avec imprimante

Un logiciel Zone 4 adapté au système de chronométrage électronique

Quel est votre niveau de connaissance du système de Zone4?

Un ordinateur pour la compilation des résultats avec imprimante

Trois systèmes de chronométrage manuel (systèmes de secours)

Une photocopieuse ou imprimante avec capacité et vitesse adéquates

Neuf radios VHF ou UHF

Une caméra vidéo ou photo-finish pour les sprints

Équipement de damage et de traçage adéquat

Décrire :

Une motoneige avec traceur

Équipements pour apporter des touches de finition (râteaux, pelles, pics, etc.)

Système de mesures des conditions météorologiques

Équipement et produits une station de ravitaillement au stade et sur les pistes aux 10 km

Officiels

Bénévoles d’expérience en mesure de former le comité de course et de s’impliquer quelques semaines avant et après la course

Directeur d’épreuve possédant le niveau 2 d’officiel de Nordiq Canada

Une cinquantaine de bénévoles disponibles pour toute la durée des courses

Couverture des frais du délégué technique

Parcours et stade

Parcours sécuritaire et équitable composé de :

Un tiers de montées définies en ascensions ayant un gradient variant entre 9% et 18% avec un dénivelé de plus de 10 m et quelques courtes ascensions ayant un gradient supérieur à 18%.

Un tiers de terrain ondulant, roulant, qui utilise toutes les facettes du terrain avec de courtes montées et descentes (avec un dénivelé de 1 à 9 m).

Un tiers de descentes variées, demandant des techniques de descente changeantes

Pistes d’une largeur de 3 m minimum et d’une longueur variant de 2,5 à 15 km pour les épreuves en style classique

Pistes d’une largeur de 6 m minimum et d’une longueur variant de 500 m à 1,4 km pour les sprints

Traçage de plusieurs pistes pour les départs de masse

Piste d’arrivée de 75 à 100 m de longueur et de 6 m de largeur minimale pour trois traces de style classique

Damage du parcours pour les épreuves en style libre

Piste d’arrivée de 75 à 100 m de longueur et de 10 m de largeur minimale pour trois pour le style libre

Signalisation adéquate pour le parcours et le stade de manière à ce que le compétiteur ne soit jamais en doute quant à la direction à prendre

Marquage des kilomètres à chaque kilomètre indiquant la distance parcourue dans les descentes

Plateau de 30 m de largeur minimale et de 100 m de longueur minimale

Divers

Un animateur pour l’événement sera fourni par Ski de fond Québec et Ski de fond Québec facturera 750$ au comité organisateur local pour ce service. Les services de Jacques Galarneau ont été retenus pour la saison complète.

Cadeaux et prix de présence (facultatif)

Attestation et signatures

Les membres du Comité des événements analyseront les diverses propositions reçues. Les sites offrant le plus de possibilités, les parcours les plus optimaux et une bonne organisation seront retenus. Pour maximiser l’ambiance et susciter une grande participation des coureurs et des clubs, Ski de fond Québec vous invite à organiser en même temps un volet régional et Maître.

En soumettant sa candidature, le club-hôte, sa présidence et la ou le responsable (et/ou l’officiel.le) identifié.e.s aux présentes attestent l’exactitude des renseignements fournis et entendent rencontrer les exigences établies pour de tels événements.

Le club-hôte rencontre tous les critères d’accueil pour l’événement proposé

Le club-hôte ne rencontre pas tous les critères d’accueil pour l’événement proposé et soumet en annexe une solution alternative

Une carte ou des cartes avec les données de dénivelés sont annexées

Date :